Categories
Informasi Pendidikan

Pengendalian Rapat

Pengendalian Rapat

Pengendalian Rapat

Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )

Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.

Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )

Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat dan bila perlu waktu dibatasi.
Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )

Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat.

 

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.

Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.

Rapat akan menjadi efektif bila :

  • Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
  • Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
  • Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

 

Langkah – Langkah Dalam Mengefektifkan Rapat

Perencanaan dan Persiapan Rapat

1.Apakah Rapat diperlukan ?
Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.

Temukan apa yang terjadi
Anda memerlukan keputusan yang cepat
Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan
Anda ingin melibatkan setiap orang
Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

2.Siapa yang harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

Perlu memberikan persetujuan
Punya keahlian atau informasi yang diperlukan
Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat
Akan melaksanakan keputusan
Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu
Akan memberikan kontribusi olh hasilnya
Secara langsung akan terpengaruh.

3.Informasi Latar Belakang
4.Menciptakan sebuah agenda
5.Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,tetapi jarang digunakan secara efektif.
6.Mengantisipasi dan mencegah masalah.

Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

  • Orang-orang yang bermasalah
  • Topik-topik panas

Agenda Rapat
Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum
rapat dimulai.
1.Menilai butir-butir agenda

menilai Permasalahan
menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?
menilai Kpentingan rapat

2.Butir-butir standar

Notulen rapat terakhir
Meminta maf karena tidak hadir
Permasalahan-permasalahan
Lain-lain
Tangal dan waktu berikutnya
Urutan
Hal paling penting pertama
Hal kurang penting pertama
masalah-masalah rutin.

3.Penentuan waktu

Menjaga agar rapat tetap pada jalur
memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
Memotivasi orang
Ada tujuan yang dapat diselesaikan.

4.Menulis Agenda
Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit

5.Memimpin Rapat

Merencanakan dan Persiapan
Membuka Rapat
Penyampaian agenda
Penyampaian butir rapat
Penyampaian tujuan

6.Diskusi dan Partisipasi

Memotivasi
Mendengarkan
Mengendalikan

7.Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
8.Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
9.Menilai Ulang Rapat

Biaya Rapat

  • Mengambil Tanggungjawab
  • Memikirkan ulang rapat
  • Penyebab kegagalan rapat
  • Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif
  • Agenda

 

Sumber : https://sarjanaekonomi.co.id/